Wichtige Informationen über das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnung

Ab 2020 müssen Kassensysteme in Deutschland über eine vom BSI zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die Manipulationen an den erfassten Daten durch die Protokollierung aller digitalen Daten verhindern soll. Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus folgenden 3 Bestandteilen:

1. Sicherheitsmodul:
   Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.
   
   

2. Speichermedium:
   Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
   
   

3. Einheitliche digitale Schnittstelle:
   Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung, für Prüfungszwecke gewährleisten. Dafür sind keine besonderen Anforderungen an die physikalische Schnittstelle geplant, so dass übliche Standardschnittstellen wie zum Beispiel USB, Ethernet, SD-Karten, etc. zum Einsatz kommen können.

Die Zertifizierungspflicht bezieht sich nicht auf die Kassen selber, sondern beschränkt sich auf die technische Sicherheitseinrichtung, mit der die Aufzeichnungen zu sichern sind.

Einzelhändler müssen darauf achten, dass ihr Kassensystem entsprechend nachgerüstet werden kann. Andernfalls darf ein nicht nachrüstbares bzw. nicht per Update aktualisierbares Kassensystem nur bis zum 31. Dezember 2022 genutzt werden. Diese Übergangsfrist gilt auch für Kassensysteme, die nach dem 25. November 2010 angeschafft wurden, die ab dem 1. Januar 2017 geltenden Anforderungen an Kassensystem erfüllen, jedoch nicht mit einer Sicherheitseinrichtung nachrüstbar sind.

Meldepflicht für Kassensysteme

Ab 2020 müssen alle genutzten Kassensysteme im Unternehmen dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Die Meldefrist beträgt einen Monat nach Inbetriebnahme des Systems.

Der Steuerpflichtige hat den nach §§ 18 bis 20 AO zuständigen Finanzämtern folgende Angaben mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 AO):

• Name und Steuernummer

• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung

• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

• Anzahl, Seriennummern und Anschaffungsdaten der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme

• Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Diese Angaben sind auf einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erteilen. Für bereits zu Jahresbeginn 2020 genutzte Kassen wird es eine Nachmeldefrist bis zum 31. Januar 2020 geben. Die Informationen dienen der Finanzverwaltung unter anderem bei der risikoorientierten Fallauswahl für Außenprüfungen (vgl. BT-Drs. 18/10667, S. 29).

Belegausgabepflicht bei Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen

Zusätzlich wird eine Belegausgabepflicht eingeführt wenn ein elektronisches Kassensystem verwendet wird. Der Unternehmer hat einen Beleg über den Geschäftsvorfall zu erstellen und diesen dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform ausgehändigt werden. Er muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erteilt werden. Den Kunden trifft nicht die Pflicht, den Beleg mitzunehmen. Es ist aber möglich aus Gründen der Zumutbarkeit ( z.B.für den Warenverkauf an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen) eine Befreiung von der Belegausgabepflicht zu beantragen. Die Finanzbehörde wird nach pflichtgemäßem Ermessen über den Befreiungsantrag entscheiden, die Zustimmung zur Befreiung kann jedoch jederzeit widerrufen werden.

Kassennachschau

Seit 2018 kann die Finanzbehörde eine Kassennachschau im Unternehmen durchführen. Die Finanzverwaltung kann ohne vorherige Ankündigung in den Geschäftsräumen des Unternehmens die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben überprüfen. Dabei können auch Beobachtungen der Kassen und Testeinkäufe durch die Finanzbeamten erfolgen, ohne dass sie ihren Dienstausweis vorlegen müssen. Sollen vom Unternehmer oder seinen Mitarbeitern Auskünfte erteilt oder Unterlagen ausgehändigt werden, so ist die Vorlage des Dienstausweises jedoch zwingend notwendig. Mit der Einführung der Kassennachschau will der Gesetzgeber das Entdeckungsrisiko für steuerunehrliche Unternehmen erhöhen. Auch die Belegausgabepflicht dient dazu, den Steuerbetrug zu erschweren.

(Alle Angaben nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.)